CONTOH NARASI DARI SOP PENGADAAN BARANG/ JASA BUKAN BARANG DAGANGAN

1.      Pengguna barang/jasa menyiapkan Data Spesifikasi barang/jasa beserta dokumen pendukungnya yaitu :

1. Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja (KAK)
2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
3. c. Rencana Kerja dan Syarat – syarat (RKS)

2.      Pengguna barang/jasa menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan membuat dokumentasi beserta data-data pendukungnya TOR/KAK, HPS, dan RKS.

3.      Pengguna barang/jasa membuat surat permohonan pengadaan dengan melampirkan dokumen TOR/KAK, HPS, dan RKS kemudian diserahkan kepada panitia pengadaan untuk memperoleh persetujuan.

1. Jika tidak disetujui, maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada pengguna barang/jasa untuk diperbaiki.
2. Jika disetujui, maka panitia pengadaan akan membuat dokumen pengadaan.

4.      Panitia pengadaan dapat mengadakan barang/jasa bukan barang dagangan dengan beberapa metoda, berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

1. Jika biaya pengadaan tidak lebih dari Rp 50.000.000,00
   - Pengadaan dapat dilakukan sendiri maka dijalankan metode Swakelola
   - Pengadaan tidak dapat dilakukan sendiri maka dilakukan Penunjukkan langsung
2. Jika biaya pengadaan lebih dari Rp 50.000.000,00

a.       Jika pengadaan merupakan proyek konstruksi Biaya proyek konstruksi lebih dari Rp 1.000.000.000,00 (Satu Milyar Rupiah) maka dilakukan pengadaan terbuka§
 Biaya proyek konstruksi tidak lebih dari Rp 1.000.000.000,00 (Satu Milyar Rupiah)§
 Pengadaan dilakukan secara terbatas berdasarkan Daftar RekananØ
 Pengadaan terbuka dapat dilakukan jika tidak terdapat Daftar RekananØ

b.      Jika pengadaan bukan merupakan proyek konstruksi
 Biaya pengadaan lebih dari Rp 200.000.000,00 maka dilakukan pengadaan terbuka§
 Biaya pengadaan tidak lebih dari Rp 200.000.000,00§
 Pengadaan dilakukan secara terbatas berdasarkan Daftar RekananØ
 Pengadaan terbuka dapat dilakukan jika tidak terdapat Daftar Rekanan

5.      Panitia pengadaan melakukan pengadaan terbuka untuk :
- Biaya pengadaan non konstruksi lebih dari Rp 200.000.000,00
- Biaya pengadaan konstruksi lebih dari Rp 1.000.000.000,00 (Satu Milyar Rupiah)
- Ketika tidak terdapat daftar rekanan dalam pelaksanaan pengadaan

6.      Panitia pengadaan membuat surat pengumuman pengadaan barang/jasa dan diserahkan kepada media cetak dan Divisi MIS/IT.

7.      Media cetak (Koran) membuat pengumuman pengadaan

8.      Divisi MIS/IT membuat pengumuman pengadaan di website

9.      Setelah melihat pengumuman baik melalui media cetak maupun website, Penyedia barang/jasa mengambil dokumen prakualifikasi dari panitia pengadaan.

10.  Penyedia barang/jasa mengisi dokumen prakualifikasi dan mengumpulkannya kembali kepada panitia pengadaan.

11.  Panitia pengadaan melakukan evaluasi terhadap dokumen prakualifikasi kemudian membuat berita acara hasil evaluasi dan menyusun daftar rekanan

12.  Panitia pengadaan membuat pengumuman hasil evaluasi proses prakualifikasi di website dan membuat surat undangan kepada penyedia barang/jasa yang masuk daftar rekanan.

13.  Penyedia barang/jasa mengambil dokumen penawaran.

14.  Panitia pengadaan memberikan dokumen penawaran serta penjelasan (Aanwijzing) mengenai proses pengadaan barang/jasa kemudian memberikan dokumen penawaran kepada para penyedia barang/jasa.

15.  Penyedia barang/jasa mengisi dokumen penawaran

16.  Panitia pengadaan membuat daftar dokumen penawaran yang telah masuk.

17.  Panitia pengadaan melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran kemudian membuat berita acara hasil evaluasi

18.  Panitia pengadaan menetapkan calon pemenang

19.  Panitia pengadaan memberikan hasil penetapan calon pemenang kepada Divisi MIS/IT untuk diumumkan di website.

20.  Divisi MIS/IT membuat pengumuman calon pemenang di website

21.  Penyedia barang/jasa menerima informasi mengenai adanya masa sanggah melalui website.

1. Jika penyedia barang/jasa tidak melakukan sanggahan terhadap hasil pengumuman calon pemenang, maka panitia pengadaan akan membuat surat undangan negosiasi dan klarifikasi kepada calon pemenang
2. Jika penyedia barang/jasa melakukan sanggahan terhadap hasil pengumuman calon pemenang, maka penyedia barang/jasa membuat surat sanggahan dan menyerahkannya kepada panitia pengadaan.

22.  Panitia pengadaan membuat surat tanggapan terhadap sanggahan dari penyedia barang/jasa dan diberikan kepada penyedia barang/jasa.

23.  Panitia pengadaan membuat surat undangan negosiasi dan klarifikasi kemudian memberikannya kepada calon pemenang penyedia barang/jasa

24.  Panitia pengadaan mengadakan negosiasi dan klarifikasi kemudian membuat berita acara negosiasi dan klarifikasi.

25.  Panitia pengadaan mengajukan surat laporan pemenang kepada Direksi .

26.  Divisi Legal membuat draft kontrak kerja dan menyerahkannya kepada Direktur divisi terkait untuk memperoleh persetujuan.

1. Jika Direktur divisi terkait tidak menyetujui draft kontrak kerja, maka draft tersebut akan dikembalikan ke Divisi Legal untuk diperbaiki.
2. Jika Direktur divisi terkait menyetujui draft kontrak kerja, maka kontrak kerja tersebut ditandatangani dan dibagikan kepada :
   - Asli kontrak kerja untuk Divisi Legal
   - Asli kontrak kerja untuk pemenang penyedia barang/jasa
   - Copy kontrak kerja untuk panitia pengadaan
   - Copy kontrak kerja untuk Direktur divisi terkait dan divisi pengguna barang/jasa